捕捉想法与日常记录
白板适合在已经有一些资料、并且对这些资料有初步理解时使用。主题明确时，先从一张笔记卡片写起，理解加深后再拆成多张卡片，在白板上整理结构。想法尚零散、还没有明确主题时，可先写入日记，或用快速记录单独建卡；之后再把日记放到白板上回看、把其中的内容转为卡片，或在写作时提及已有卡片。
使用白板的时机
白板用来把已有信息整理成可以看清的结构。资料还很少、概念边界也不清楚时，先把内容记在卡片或日记中。当一张卡片里开始出现不同的观念，并且这些观念之间的关系已经能够辨认，再在白板上拆开、排列和连线。
手边已有笔记、网页或文献时，可以直接放入白板再拆解。面对一个全新主题时，从一张卡片开始即可。
已有明确主题
为该主题建立一块白板，并在其中新建一张笔记卡片，作为学习或研究的起点。主题来自一本书时，把阅读中值得保留的要点持续写入这张卡片。主题来自一个领域时，把新学到的内容持续写入同一张卡片。
内容变长之后，按其中的观念拆成多张较小的卡片，在白板上排列、分组和连线。眼前的结构能够帮助看清这个主题，即可作为当前的整理结果。
之后遇到与该主题相关的新内容时：
- 与白板上某张卡片直接相关的，写入那张卡片。
- 与现有卡片没有明确关系的，新建一张笔记卡片继续积累，等内容变长、观念边界清楚后，再拆开并更新白板结构。
复习时，用 Cmd/Ctrl + O 搜索卡片并在标签页中打开。卡片信息与右侧栏的白板位置可以查看这张卡片出现在哪些白板，以及在画布上的位置和周围的卡片。
想法尚零散时
几句话或一张截图暂时归不进任何主题时，不必先决定放在哪块白板。
日记用于按日期快速记下当天的想法。从左侧边栏打开「日记」，或按 Option/Alt + Shift + 1。日记以时间轴排列，空白日期可以展开补写。右侧可查看日历、待办、附件、高亮与大纲，并跳转到指定日期。
快速记录用于把一条想法单独存成笔记卡片。按 Cmd/Ctrl + Option/Alt + N 打开独立窗口，第一行作为标题。Cmd/Ctrl + N 也可直接新建卡片。这些卡片进入卡片库，之后再拖入对应白板。
回顾日记
日记积累一段时间后，可用下面三种方式回看。前两种适合多数回顾；第三种只在已经明确要关联某张卡片时使用。
将一段时间的日记放到白板上
需要回顾一周、一个月或更长一段时间时，在白板空白处右键，选择「日历」，再选择日期范围。可选今天、本周、上周、本月、上月，也可自行框选起止日期。确认后，该范围内每一天的日记会放到白板上。布局可选「日期」或「网格」；选择网格时，可设置列数。白板上也可同时打开右侧栏的日记，对照某一天的正文。
把日记中的内容转为卡片
若一段日记反复涉及同一个主题，可为该主题建立白板。在白板上打开右侧栏的「日记」，找到相关日期。选中需要保留的内容，在块菜单中选择「转为新卡片」。新卡片进入卡片库后，再拖入这块白板，与已有卡片排列在一起。
若希望把某一天的日记整篇放上白板，可在日记中按 Cmd/Ctrl + M，将其添加到指定白板。
在日记中提及已有卡片
写作时输入 @，可提及已有卡片、日期或白板。选择时会显示卡片预览。之后打开被提及的卡片，可在相关卡片与卡片信息中看到日记里的这些提及，并回到对应日期。
提及用于已经确定要记住的关联。回顾日记时，优先使用前两种方式。