整理知识与项目
卡片与白板增多之后，仍需要保持结构清楚。建议采用两层白板：第一层放置项目、主题、生活等母白板，第二层为各项具体内容建立子白板，笔记主要记在第二层。第二层卡片尚未超过约一百张时，先用分组整理，暂不增加第三层。知识与想法放在白板中；会议记录、文献条目等归档记录，可使用标签与属性。
用白板建立层级
白板用于对所关注的主题建立结构，也可像文件夹一样容纳笔记，并在其中嵌套子白板。在母白板的空白处新建白板，即可建立下一层。从左侧边栏打开「白板」，可查看全部白板；侧边栏下部的白板列表会把嵌套白板缩进显示在父白板之下。
开始使用时，可先建立三块母白板，再在其中为每一项建立子白板：
- 项目。管理正在推进或参与的重要项目，每个项目一块子白板。
- 主题。管理正在学习或研究的主题，例如人工智能、商业案例、经济学、电磁学。质量较好的资料可先放入对应主题的子白板。
- 生活。管理个人生活中的不同方面，例如理财、运动、旅行、电影与年度回顾。
若经常读书、上课，或持续关注某些作者与讲者，可再增加母白板：
- 书籍。每本书一块子白板，集中该书的阅读笔记。
- 课程。每门课程一块子白板。
- 思想领袖。每位作者或讲者一块子白板。
同一份资料可能同时属于书籍与主题。若打算精读并在日后拆开、展开，放入「书籍」下对应的子白板。若只是略读并留下可供查阅的材料，放入「主题」下对应的子白板。一张卡片可以同时出现在多块白板中，正文只保存一份。因此，精读笔记在需要时也可放入相关主题白板。
上述划分可根据实际工作调整。学术研究可增加「论文」母白板，为每篇正在撰写的论文建立子白板。经营公司可增加「公司」母白板，再按产品研究、用户研究、增长、招聘与财务规划拆成子白板。
第二层子白板的卡片尚未超过约一百张时，保持两层即可。画布上的对象变多后，用选择工具框选相关对象，按 Cmd/Ctrl + G，或通过右键创建分组。分组带有标题。缩小画布后，仍可通过标题辨认各区域的布局。
当第二层白板已超过约一百张卡片，并且这些卡片已经按分组整理，再考虑把某些分组中的内容移入第三层子白板。
常用的母白板可放入左侧边栏的收藏，作为固定入口。从收藏中移除只取消入口，不删除白板。
标签用于归档记录
知识与想法以白板整理。需要把同一类记录做成可筛选的资料表时，使用标签。
每个标签可视为一张表：带有该标签的卡片是一行，为标签定义的属性是列。例如经常撰写会议记录时，可建立「会议记录」标签，并添加日期、参与者、会议类型等属性。在标签页面切换到表格后，可同时查看这些字段。卡片较多时，可按属性筛选，无需逐张打开。
属性的常用类型包括文本、数字、单选、多选、日期、复选框、网址、进度与关联。同一标签下的卡片亦可切换为列表或看板。全部标签可从左侧边栏的「标签」进入。在卡片上选择已有标签，或直接新建标签。
因此，读书笔记、研究笔记等知识与想法放在白板；会议记录、文献条目等大量归档记录，再使用标签与属性管理。